Organizzazione della documentazione di archivio

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L’Archivio, ossia l’insieme dei documenti prodotti e ricevuti da un determinato soggetto produttore nell’espletamento della propria attività, è articolato in tre fasi:

  • Archivio corrente (formato da documenti riguardanti affari in corso di trattazione);
  • Archivio di deposito (comprendente la documentazione relativa ad affari esauriti);
  • Archivio storico (costituito da quella parte della documentazione riferita ad affari terminati da oltre quarant’anni e selezionati per la conservazione illimitata).

Ad ognuna di queste fasi corrispondono specifiche attività di organizzazione e gestione. A tal fine si propongono una serie di servizi che vadano a soddisfare le esigenze che ciascuna delle tre fasi di catalogazione documenti e di conseguenza di un archivio presuppone:

Consulenza per la gestione e la tenuta della documentazione relativa all’attività corrente e di deposito

Assistenza per la predisposizione degli strumenti necessari alla gestione dell’archivio corrente (piano di classificazione e piano di conservazione), archivio di deposito (elenco di versamento, inventario topografico, elenco di scarto) e  archivio storico (compilazione dei mezzi di corredo archivistici). Supporto alle attività di archiviazione documenti prodotti/ricevuti dal soggetto produttore.

Actarchivi fornisce attività di supporto e consulenza per la gestione del patrimonio documentario. I servizi offerti riguardano formazione, sedimentazione e conservazione dei documenti (archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico).

Tipologie di Archivio:

Actarchivi offre supporto alle attività di organizzazione dei documenti inerenti all’attività corrente (archivio corrente), alla gestione della documentazione relativa ad affari definiti da meno di 40 anni (archivio di deposito)e al trattamento della documentazione destinata alla conservazione permanente (archivio storico).

Supporto alle attività di riordino e di inventariazione

Fornisce inoltre supporto alle attività di riordino: schedatura analitica della documentazione, riordinamento fisico e logico, elaborazione degli strumenti di corredo.

Consulenza per la gestione e la tenuta della documentazione destinata alla conservazione permanente. Actarchivi offre consulenza archivistica per la gestione degli archivi storici, garantendo, nel rispetto della normativa archivistica, il riordinamento dei fondi archivistici e la redazione dei mezzi di corredo utili alla ricerca e alla consultazione dei documenti.

Consulenza e supporto allo scarto archivistico

L’esperienza acquisita e consolidata nel corso del tempo presso gli archivi e i centri di documentazione, consente ad Actarchivi di fornire, nel rispetto delle direttive della Soprintendenza e con l’ausilio di un massimario, supporto alla compilazione degli elenchi contenenti la descrizione della documentazione da proporre per lo scarto. L’operazione di cernita critica tese a individuare la documentazione da destinare alla conservazione permanente e a predisporre gli elenchi dei documenti da sottoporre allo scarto.

Actarchivi offre servizi archivistici per la gestione e la tenuta del patrimonio documentario. Fornisce consulenza per il reperimento delle fonti conservate negli archivi e assistenza per la ricerca del materiale bibliografico.

Supporto alla redazione di inventari archivistici

Supporto alla compilazione degli inventari archivistici (strumenti fondamentali per eseguire le ricerche: descrivono tutte le unità che costituiscono un archivio ordinato). Assistenza per la stesura dei mezzi di corredo archivistici (strumenti che descrivono, in modo sommario o analitico, le unità archivistiche o i singoli documenti di un archivio: elenchi, indici, inventari, repertori, rubriche e guide) utili per la ricerca e la consultazione del patrimonio documentario.

Servizi archivistici per il trattamento dei documenti di archivi e ricerche bibliografiche

Ricerche bibliografiche finalizzate al reperimento delle informazioni esistenti su un determinato argomento. Consulenza per il reperimento delle fonti conservate negli archivi (testi e documenti)ricerche storiche per eventi culturali e mostre documentarie.

Assistenza per la ricerca di informazioni bibliografiche, realizzazione di bibliografie e il reperimento del materiale biobibliografico per tesi di laurea e ricerche personali. Ricerca ai cataloghi e ai repertori di una determinata biblioteca.

Consulenza per la creazione di banche dati archivistiche

Assistenza per l’elaborazione di banche dati per la descrizione informatizzata dei documenti archivistici  e il recupero delle informazioni. Tra le attività svolte c’è quella di rendere facilmente accessibile le informazioni contenute nelle diverse tipologie di documenti attraverso la creazione di specifiche banche dati atte alla conservazione e al reperimento dei dati inseriti.

Assistenza per i censimenti e inventariazione delle raccolte fotografiche conservate negli archivi privati e pubblici.

Servizi archivistici